Inscrição em Evento Nacional e Internacional
1)O interessado deve montar o processo no SEI, na Pasta CIC/PPCA, contendo:
1.1) Carta de aceite do artigo;
1.2) Resumo do trabalho a ser apresentado (1ª e última página do artigo)
1.3) Formulário de inscrição em eventos ( disponível no site do DAF), que deve ser assinado fisicamente pelo interessado e pelo coordenador do programa.
1.4) Formulário SISCOSERV ( disponível no SEI)
1.5) Inscrição realizada no evento:
1.5.1) Se a inscrição for nacional, a forma de pagamento escolhida deve ser Nota de Empenho.
1.5.2) Se a inscrição for internacional, a forma de pagamento escolhida deve ser transferência bancária.
1.6) Dados para a efetivação do pagamento:
1.6.1) Se a inscrição for nacional, enviar TODOS os dados para a Nota de Empenho.
1.6.2) Se a inscrição for internacional, enviar TODOS os dados para a transferência bancária internacional.
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Atribuir à Secretária do PPCA para:
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Colocar o processo em acompanhamento especial na pasta pertinente.
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Conferir se a documentação solicitada está completa. Caso esteja, a secretaria encaminhará o processo à Comissão de Finanças. Caso não esteja, o processo será devolvido ao professor.
3) A Comissão de Finanças avaliará o mérito do pedido, de acordo com o Edital de Finanças vigente do PPCA. Caso o pedido seja homologado pela comissão de finanças, o mesmo será encaminhado para a coordenação do PPCA. Caso o pedido não seja homologado, ou não exista recurso, o pedido será devolvido para o professor.
4) O coordenador assinará o Memorando autorizando o pagamento da inscrição e enviará para o DAF.
5) ATENÇÃO: Após a realização do evento e recebimento da Nota Fiscal ou Recibo (caso o serviço da empresa organizadora tenha sido realizado conforme proposta no folder):
• O docente deve atestar que o serviço foi realizado a contento, atestando no próprio documento fiscal ou em um despacho via SEI. Se o atesto for no próprio documento, o mesmo deve conter: data, nome legível, matrícula FUB e carimbo do servidor. Se o atesto for em um despacho no SEI, o mesmo deve conter o seguinte texto: “Atesto que a prestação de serviço XX, referente à nota fiscal nº XX, foi prestada a esta unidade no dia XX/XX/XXXX, conforme Certificado em anexo, servidor XX (nome completo), matrícula FUB nº YY”.
• No caso de discente, o ateste deve ser realizado pelo professor que assinou o parecer, declarando estar de acordo com a participação do aluno no evento.
6) Anexar ao processo, após o evento, a nota fiscal ou recibo devidamente atestado, bem como o Certificado de participação no evento e a declaração de entidade sem fins lucrativos, e encaminhar o processo à Diretoria de Contabilidade e Finanças – DCF solicitando o pagamento.
7) O processo então segue para a Coordenação de Execução Contábil – DCF/CEC, que providenciará a liquidação da despesa e encaminhará para a Coordenação de Execução Financeira – DCF/CEF, que efetivamente efetuará o pagamento.
Atenção 1: Note que se os passos 5 e 6 não forem realizados, após o evento, os organizadores do evento não receberão o pagamento, e o docente ficará com pendência financeira na instituição que tiver realizado o evento.
Atenção 2: Caso o solicitante desista de participar do evento:
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A unidade deve encaminhar o processo à Coordenação de Execução Orçamentária – CEO, solicitando o cancelamento da Nota de Empenho.
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Informar a empresa organizadora do evento sobre a desistência do participante e solicitar o cancelamento da inscrição.
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Caso a Nota de Empenho contenha vários participantes e um deles desista, solicitar à CEO o cancelamento parcial do saldo da Nota de Empenho.